Einführung in den Datenschutz
Schulung für den Fachbereich Human Resources
Grundlagen für den
Beschäftigtendatenschutz 3
Grundsätze des
Personalaktenrechts 7
Personalaktenführung 11
Rechte des Betriebsrats 17
GRUNDLAGEN FÜR DEN BESCHÄFTIGENDATENSCHUTZ
Im Unternehmen gibt es verschiedene Ausgangssituationen:
Arbeitgeber :
Pflicht/Interesse, Informationen über die Beschäftigten zu erheben und zu verarbeiten
Beschäftigte:
Informationelles Selbstbestimmungsrecht und Persönlichkeitsrecht: Interesse an Richtigkeit, Auskunft und Korrektur
Betriebsrat (optional):
Pflicht zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte durch Kontroll- und Einflussmöglichkeiten
DIE DATENSCHUTZRECHTLICHE BEZIEHUNG ZWISCHEN ARBEITGEBER UND BESCHÄFTIGTEN
Individualrecht, geregelt durch
– die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO),
– das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und
– bereichsspezifische Regelungen
Konkretisiert durch die Rechtsprechung
insbesondere zu den Grundsätzen des
Personalaktenrechts
Kontroll- und Mitbestimmungsrechte der Mitarbeitervertretung (optional)
Kollektivrecht, geregelt durch
das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG),
z.B. in Form einer Betriebsvereinbarung
GRUNDSÄTZE DES PERSONALAKTENRECHTS
Zur Personalakte zählen alle Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Arbeitnehmers und dem Inhalt und Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen – unabhängig davon, in welcher Form (analog oder digital) oder unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind.
Dazu zählen:
- Personalunterlagen
- Entscheidungsgründe
- Dienstliche Beurteilungen
Dazu zählen nicht:
- Ermittlungen
- Prüfungsakten
- Sicherheitsakten
- Personalplanungen
- Prozessakten
- Zeugnisentwürfe
- Vorüberlegungen zu Stellenbesetzungen
- Daten zu Krankheiten
PERSONALAKTENFÜHRUNG
TRANSPARENZ
Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft
RICHTIGKEIT/AKTENWAHRHEIT
Gegendarstellung, Korrektur, Entfernung, Löschung
ZULÄSSIGKEIT/ZWECKBINDUNG
Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft
VERTRAULICHKEIT
Zugriffs- und Übermittlungsverbot, organisatorische Abschottung
TRANSPARENZ 
Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft
- Die Einsichtnahme und inhaltliche Korrektur der Personalakte durch den Betroffenen gehört zu den grundlegenden Datenschutzrechten im Beschäftigungsverhältnis.
- Sie dient der Gefahrenbegegnung des Betroffenen vor unzutreffenden oder unzulässigen Unterlagen (Nachteilsvorbeugung).
- Sie leistet Beitrag zur Richtigkeit der gesammelten Daten.
- Sie ermöglicht die Kenntnisnahme der Inhalte.
RICHTIGKEIT/AKTENWAHRHEIT
Gegendarstellung, Korrektur, Entfernung, Löschung
- Die Personalakte muss ein zutreffendes Bild des
Beschäftigten zeigen. - Keine Aufnahme unzulässiger und damit rechtswidriger
ZULÄSSIGKEIT/ZWECKBINDUNG
Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft
- Die Datenerhebung ist immer zulässig, soweit sie rechtmäßig ist.
- Wahrung des Persönlichkeitsschutzes
- Schutz vor Diskriminierung
- Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit
Hinsichtlich der Frage, welche Daten genutzt werden dürfen,
ist auf die Grundsätze, die in der Rechtsprechung zum
Fragerecht des Arbeitgebers bzw. zur Offenbarungspflicht des Arbeitnehmers entwickelt worden sind, zurückzugreifen.
VERTRAULICHKEIT
Zugriffs- und Übermittlungsverbot, organisatorische Abschottung
- Der Zugriff auf Personalakten darf nur für solche Beschäftigte und auf solche Daten eröffnet werden, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung erforderlich ist.
- Trennung besonders sensibler Daten (z.B. Angaben über Abmahnungen, BEM, Gesundheitsdaten) von anderen Daten und Vorgängen.
RECHTE DES BETRIEBSRATS (optional)
DER MITARBEITERVERTRETUNG steht kein generelles,
von konkreten, gesetzlich zugewiesenen Aufgaben losgelöstes Informationsrecht durch Zugriff auf die Personalakten oder ein Personalinformationssystem zu.
Betriebsrat
Mitbestimmung
Gestaltung des betriebsinternen Datenschutzrechts durch Betriebsvereinbarungen
Kontroll- und Informationsrechte
- gegebenenfalls unter Einschaltung externer Sachverständiger
Unterlassungsansprüche
- gegenüber nicht mitbestimmten Personaldatenverarbeitungen
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